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フリーランスの経費は何がどこまでか徹底解説!食事・備品・家・車…

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経費を表す画像

「家で仕事がはかどらなくてカフェに入ったんだけどコーヒー代は経費になるのかな?」
「家賃も経費になるって聞いたんだけどやり方が分からない。」

そんな方に、何をどこまで経費にできるのか、幅広くお伝えいたします。

これを読めば、食事代から光熱費、開業前の費用まで、何が経費になるのか分かります。

副業フリーランスの経費の注意点もありますので、フリーランスで経費に悩んでいる方も、これからフリーランスになりたい方もこれを読めばもう悩みません。

食事は全て交際費? 本や消耗品はどこまで経費?

経費とは、仕事に関連した出費であり、レシートや領収書など証拠が残っているもののことをいいます。

また、常識の範囲内であることが大切です。

具体的な内容を見てみましょう。

打ち合わせなどの食事代

打ち合わせの食事代は自分の分も先方の分も全額経費にできます。自分の分だけ払った場合も、経費になります。

仕事をするために喫茶店に入ってコーヒーを頼んだ場合、このコーヒー代も経費になります。

しかし、自宅を仕事場として申請している場合、あまりにも頻繁な喫茶店の利用は指摘される場合があるので気をつけましょう。

レストランで食事をし、それを記事にした場合は、取材の経費になります。

取引先とお酒を飲みに行った場合、これは仕事につながることを目的とした支出ですので経費になります。

しかし、不必要に高額な金額や、あまりにも頻繁な場合は実態がないと判断されることがあります。

領収書に人数と簡単な内容を書いておくなど、しっかりとした裏付け・証拠を残しておくと確実です。

書籍の購入やセミナーの参加費用をはじめ、様々な経費

仕事に直接使う内容のであれば本でも雑誌でも、メールマガジンやネットサロンの会員費も経費になります。

セミナーや講座への参加費も、仕事のスキルアップのためであれば経費です。

同じように、仕事で使うアプリの購入代金、またはレビューを書くためにゲームアプリを購入したという場合でも、仕事に関連した支出として経費になります。

レビューを書き終わったあと、個人的にゲームに課金した場合は経費にはなりません。

制服や作業着が必要な場合、仕事以外には着ないので経費になります。

打ち合わせに向かうときや、取材先へ行くまでの交通費も経費になります。

スイカやパスモを使用した場合、使用履歴を印刷しておくと確実です。

ペンやノート、コピー用紙など仕事で使う消耗品も経費になります。

仕事用のHPを作って貰ったり、似顔絵イラストを仕事用に描いて貰ったりした場合も経費となります。

仕事に関係する相手の冠婚葬祭については、包んだ金額や贈り物が経費となります。

食事代と同じように、取引先の名前と関係性をしっかり控えておきましょう。

経費は仕事に直接関係のあるぶんだけ。という基準を持って正しい判断ができると良いですね。

自宅で働いているなら「家事按分」で家賃や通信費を経費にしよう

家で仕事をしている場合、パソコンを使うための電気代や通信費、仕事部屋分の家賃など、お仕事に使用している分だけを計算して経費にできます。

これを家事按分といいます。

家事按分をするには、全体の何パーセントを仕事で使用しているか、はっきりとした理由の上で決める必要があります。

具体的に、家事按分をどのように計算するのか見てみましょう。

家賃の場合

家賃月8万円、30平方メートルの家に住んでいるとします。

そのうち、6畳(約10平方メートル)を仕事部屋としている場合、10平方メートル÷30平方メートル=0.3333……
ですので、33%となります。

この場合は、家賃8万円の33%、26,400円を経費にできます。

仕事部屋ではなくて、寝室やリビングの一角でお仕事をしている場合も家事按分できます。

リビングのうち、仕事で使っているスペースの広さを測り、同じようにパーセンテージを求めます。

仕事以外に使用していないことがはっきり分かるように、仕事スペースをパーティションで区切るなどの工夫があるとなお良いでしょう。

また、持ち家の場合、減価償却費、住宅ローン金利、保険、固定資産税などを同じく家事按分することができます。

電気代の場合

使用時間で按分する場合と、コンセントの数で按分する場合があります。

一人暮らしや、仕事中に同居人が居ない場合は、使用時間で割るのが分かりやすいでしょう。

電気代がひと月1万円で、一日8時間、月20日働いている場合で計算してみましょう。
8時間×20日=160時間(月の仕事時間)
30日×24時間=720時間(ひと月を時間におきかえる)
160÷720=0.22222……
按分率は22%となりましたので、電気代一万円のうち2,200円を経費にすることができます。

コンセントの数で按分する場合、
コンセントが家に5個あり、そのうちの2つをパソコンやプリンタで使いっぱなしにしている場合、
1万円×2個÷5個=4,000円
このように4,000円を経費として計上できます。

通信費の場合

電話でかかる通信費をはっきりさせるには、お仕事用の携帯や電話回線を、プライベート用と分けるのが一番良い方法です。

インターネットでかかる通信費の場合、お仕事でインターネットが必須であることを証明する理由があれば、経費にできます。

電気代と同じように、使用した時間を元に計算します。

自家用車の場合

仕事で移動した場合の走行距離を調べ、その月全体の走行距離との割合を出して按分します。

ガソリン代や車検代、自動車税が家事按分の対象となります。

仕事先で使用した駐車場の代金は、すべて仕事で使用しているので按分せずに全額経費にできます。

ガス水道代の場合

お仕事に使用している分だけ計上できるのは他の費用と変わりません。

ですので、料理をお仕事にしているなど、ガス水道がないと仕事ができない方の場合は計上できると考えた方が良いでしょう。

家事按分で大切なことは、按分のルールを変えないことです。

電気代をコンセントの数で按分すると決めた場合は、それ以降もコンセントの数で按分するようにルールを統一しましょう。

開業届前に買ったものもお仕事で使うなら経費になる

開業する前の準備として、机や名刺、筆記用具を購入した場合は「開業費」として経費にできます。

開業費になるものは、開業のためにかかった費用、または開業後継続して使うものの費用です。

印鑑や名入れ封筒の購入、文房具や机、イスといった、継続して使う物の準備はもちろん、開業前に払った家賃や、開業前に働いて貰った分の従業員の給料も開業費になります。

開業前に打ち合わせや挨拶回りがあった場合はその交通費や飲食代も開業費に含まれます。

開業費にできそうに見えて、開業費にならないもの

10万円以上のものは開業費ではなくて「固定資産」扱いになります。

商品の仕入れは「売上原価」です。

敷金など最終的に返ってくるお金は、預けている状態ですので経費ではありません。

礼金は「長期前払金」になります。

開業届を出す前だからと諦めず、仕事に関わる買い物については領収書をとっておきましょう。

10万円以上のものは固定資産「減価償却」で賢く経費にしよう

お仕事で使うもののうち、10万円以上のものは固定資産になります。

固定資産になると、減価償却といって、決まった年数で少しずつ経費にしていきます。

ですので、基本的に購入したときすぐに経費にはなりません。

また、フリーランスは基本的に「定率法」という一定のパーセンテージで償却していく方法を使用します。

定率法
18万円のパソコンの場合(耐用年数4年償却率0.625)
一年目 180,000×0.625=112,500 (残り67,500)
二年目 67,500×0.625=42,188 (残り25,312)
三年目 25,312×0.625=15,820 (残り9,492)
四年目 9,492-1=9,491  (残存価格1)

さらに、固定資産には「少額減価償却資産」と「一括償却資産」という特例があり、使い方によっては簡単に、賢く節税できます。

少額減価償却資産

「少額減価償却資産」は10万円以上30万円未満のものについて、購入した年に購入代金の全額を経費として計上できる方法です。

この方法を使うには青色申告をしていることと、2020年までに取得したものであることというルールがあります。

また、一年で合計300万円以内に納めなければいけません。

少額減価償却資産の方法

18万円のパソコンの場合
一年目:180,000 (残りゼロ)

一括償却資産

「一括償却資産」は10万円以上20万円未満のものについて、3年かけて3分の1ずつ経費にする方法です。

購入した年とその先の2年間に同じ金額を償却していけば良いので、計算が簡単です。

例えば、パソコンは通常耐用年数が4年なので、普通の減価償却をすると4年かかりますが、一括償却資産なら3年で終わります。

そのため、毎年の経費にできる金額が大きくなり、節税につながります。更に、このやり方なら償却資産税がかかりません。

一括償却資産の方法

18万円のパソコンの場合
一年目:60,000 (残り120,000)
二年目:60,000 (残り60,000)
三年目:60,000 (残り ゼロ)

どちらが良いか

売り上げが十分に立っているのであれば、30万円未満の固定資産を「少額減価償却資産」として購入した年に経費にしたほうが、一般的にお得だと言えます。

ただし、償却資産税の金額を確認して、場合によっては税金のかからない「一括償却資産」にするのも良いでしょう。

逆に、少しずつ経費にしたい場合は、計算の簡単さから20万円未満のものは「一括償却資産」にするのがおすすめです。

固定資産1つずつについて、償却の方法を選ぶことができます。しかし、一年目に一括償却資産を二年目から少額減価償却資産に変更することはできません。一度使ったルールは最後まで統一する必要があります。

固定資産についての税法上のルールは変更される場合が多いので、確定申告の際は、国税庁のホームページやタックスアンサーを確認すると確実です。

副業フリーランスの経費の落とし方と注意点

副業フリーランスでも、お仕事に関係した費用は、基本的に経費にできます。

専業のフリーランサーと同じように、仕事に使った分だけを計上します。

また、2,000万円以下の給与所得がある場合、副業の所得は20万円までなら確定申告の必要がありません。

なので税金を心配しなくて良いことになります。

副業フリーランスでの収入が30万円あり、経費が11万円かかっているのならば所得は19万円なのでフリーランス収入については税金がかかりません。

また、扶養に入っている方は、38万円以下の所得であれば確定申告の必要がありません。

青色申告をしていた場合、収入90万円、経費20万円、青色申告特別控除65万円でフリーランスの所得は5万円になるのでこれも扶養の対象のままお仕事ができます。

しかしパートなどで35万円の収入がある場合、合計で40万円となり配偶者控除に該当しません。

気をつけて! 経費で落とせば落とすほどお得!の罠

経費をたくさん計上すれば税金も安くなるし、経費はあればあるほうが得! と思っているなら要注意です。

物やサービスを購入するということは、経費になるより先にお金が減るということです。数字の上では回っていても、キャッシュが無くて手詰まりになるという恐れもあります。

豪華なお食事をすることで、あなたのスキルはアップするでしょうか?

経費で落とせば、丸々事業のお金として得をするわけではありません。

プライベートで使ったお金を費用に計上して、その年にバレなかったとしても、あなたの事業が波に乗り大きなお金が動いたときに遡ってチェックされ、追徴課税されることもよくあります。

追徴課税になると、ペナルティとして普通より多めに支払わなければなりません。

最初からクリーンな会計を心がけておけば結果として少ない税金で済みます。

何でもかんでも経費にしないで、仕事に関係する費用という大前提を守りましょう。

ルールをしっかりチェックして賢く節税しよう

経費は仕事に関係するもので、レシートや領収書などの証拠が残っているものが対象になります。

ですので、自宅で仕事をしている方は家賃や通信費も、仕事に使っている分だけ経費にできます。

レストランやレジャー施設で使ったお金も、直接仕事に関わる取材であれば経費になります。

逆にペン一本でも仕事に使わないプライベートのものは経費に計上できません。

フリーランスで受けている仕事に関係のあるお金かどうか? をしっかりと見極めて、関係のあるものはもれなく経費にしましょう。

参考資料:
国税庁:https://www.nta.go.jp/index.htm
No.2106 定額法と定率法による減価償却(平成19年4月1日以後に取得する場合)
https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/shinkoku/tebiki/2011/taxanswer/shotoku/2106.htm
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/shotoku/shinkoku/070412/pdf/3.pdf

No.1191 配偶者控除
https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shotoku/1191.htm

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