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【信用増】フリーランスが覚えるべきビジネスマナーはこれだけ!

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突然ですが、「マナー」とは何でしょうか。

今では、就職活動やビジネスシーンにおける過剰に複雑になったマナーが問題となることも少なくありません。

しかし、もともとマナーとは「ある特定の社会集団の中で気持ちよく生活するための知識の集合」でありました。

相互に良い関係を築くために必要なことがマナーと呼ばれていたのです。

ビジネスマナーも、本来は礼節を重んじるという以前に相互のビジネスをより気持ちよく行うための暗黙の了解でした。

こちらの記事では、ビジネスをより良いものにするという意味での「ビジネスマナー」がフリーランスで働く人にとって学ぶべきものであるということを説明するとともに、実際に気をつけるべきビジネスマナーをご紹介します。

  • 「クライアントとの打ち合わせの際のビジネスマナーが分からない」
  • 「フリーランスにビジネスマナーが必要なのか疑問に思っている」

という方におすすめの記事です。

意味を感じることのできないビジネスマナーや社内規範に嫌気がさしてフリーランスになった方にとってはあまり読みたくない記事だと思います。

しかし、それでもビジネスマナーを学び、適切に利用することはフリーランスとして生きる為に大事なことですので、ぜひご一読ください。

信用が命のフリーランスだからこそマナーには気をつけるべき

まずは、なぜフリーランスがビジネスマナーを身に着けるべきなのかという部分をお話します。

結論から言ってしまうと、フリーランスは貯めている「信頼」の量が安定した収入に直結するためです。

以下でもう少し詳しくご説明しますが、実践的な内容だけ見たいという方は次の見出しからご覧ください。

なぜフリーランスは信頼を第一に考えなければならないのか、それは【自分のリソースを仕事に集中させて収入を上げる】ためです。

フリーランスが市場の中で安定して生き残っていくためには、(よほど卓越したスキルを持っている場合を除いて)以下の2つのことが欠かせません。

  • 特定のクライアントから継続して案件を受注できること。
  • クライアントを通じて案件を紹介してもらえる環境にいること。

これらを満たすためには、クライアントとフリーランスの間に信頼関係が築けていることが大前提です。

つまり、どのようにしてクライアントと信頼関係を築いていくかという問題はフリーランスである限り付きまとうものであり、必ず向き合わなければならないものであると言えます。

まだ安定した基盤ができていない場合

では仮に、上記の状況におかれていないフリーランスはどうなるでしょうか。

継続して依頼をもらうことのできる環境にない為、1つの案件を終わらせるたびに営業活動に自身のリソースを費やすことになります。

もちろんその間は報酬が発生しませんから、精神的にも不安定になる方もいるでしょう。

数時間で案件が見つかればよいですが、何日も見つからないとなると経済的にも行き詰まってしまいます。

市場から信頼されているフリーランスの一番の強みはここにあります。

「営業活動をせずとも案件を受けられる」ということは常に自身のスキルが発揮できるということであり、それは精神的な安定と収入の向上に繋がります。

ここで、「では信頼を得るにはどうすればよいのか」という疑問を持たれるかと思います。

信頼を得るためにもビジネスマナーを身につけよう

具体的な信頼の築き方としてはいくつも方法がありますが、その中でも最も簡単であり、最も効果の得やすい方法が「ビジネスマナーを身に着ける」ことです。

マナーとは先述の通り、社会で人々が気持ちよく生活するために生まれた知恵の集合体です。

ビジネスマナーは、もはやビジネスの場では暗黙の了解として機能している場合も多いですが、フリーランスとして特定の会社に所属せずに仕事をしていると、そういったマナーを意識していない方も多いのではないでしょうか。

しかし、初対面の場でマナーをわきまえた行動が出来ているか否かという部分は、クライアントの感情に大きな影響を与えます。

マナーがしっかりとしていれば、マイナスの印象を与えることは殆どないでしょう。

しかし反対に、マナーが出来ていないというだけで継続の案件をもらえないことや案件自体取り消しになることもあり得ます。

相手からしたら見ず知らずの相手に仕事を依頼するわけですから、少しでもマナーや常識をわきまえている人にお願いしたいというのは当たり前の感情といえます。

その為今回は、フリーランスが気をつけるべきビジネスマナーを一通りまとめました。

難しいことは一つもありませんので、こちらでご紹介するマナーに気をつけてクライアントと接してみてください。

少なくとも初めから信用を失うということはなくなり、円滑に仕事を進めることができるようになるでしょう。

対面でのマナーのコツは相手に合わせること

「第一印象でその人の評価がほぼ決まる」といった話を聞いたことがある方は多いのではないでしょうか。

これは心理学上証明されている現象であり、「初頭効果」といった名称で知られています。

フリーランスにおいては、対面でのミーティングや顔合わせがクライアントとの初対面になりますから、初頭効果をプラスに働かせることで信頼を勝ち取ることが出来ます。

初頭効果をプラスに働かせるといっても、難しいことは必要ありません。

気をつけるべきことは「相手に合わせて、マナーをわきまえている人間であると実感させる」ことです。

初対面では、あなたがどういった人となりなのかという部分をよく見られることになりますが、これは裏を返せばあなたが信用に値する人間だとアピールする最適なチャンスであると言えます。

しっかりとしたビジネスマナーを身に着けて、対面時に焦らないようにしておきましょう。

ミーティングの際のファッションは臨機応変に

初対面の際にまず気になる部分はどういった服装をすべきか、という部分でしょう。

まず前提として意識しておかなければならないことは、「常識は会社ごとに違う」ということです。

「真夏であってもビジネスの場であればネクタイ、ジャケット着用は当たり前である」という考え方のストイックな企業もあれば、「効率的な働き方をするために私服推奨」といった考え方の企業もあります。

もしも前者の企業との打ち合わせの際にラフな私服姿で行ったら「非常識だ」という印象を持たれてしまうかもしれませんし、後者との打ち合わせの際にスーツで行ったら「頭が硬そうだ」という印象を与えてしまうかもしれません。

つまり常識というものはその企業ごとによって変わってくるので「どの企業でもこれなら最適」といった服装はないと思った方がよいということです。

事前に会う企業のHPから風土を確認して、それに適した服装を選ぶように心がけましょう。

名刺は自分から差し出そう

初対面であれば名刺交換をするのはもちろんですが、この際には必ずあなたが先に名刺を渡すように心がけましょう。

何なら打ち合わせの前にあらかじめ名刺を準備しておいても良いかもしれません。

理由は、仕事を受注するフリーランスは「お金をもらう側」であり、クライアントとなる企業は「お金を支払う側」であるということ。

ビジネスにおいてこの構図はフリーランスの方が下手に出るべきであるということを意味しています。

クライアントも上から目線で依頼するような企業はほぼありませんが、そういった考えが根付いているということは往々にしてあります。

しかし、社会的立場もあるのでもちろん「私たちの方が上だ」というようなことは企業は言えません。

そこで、名刺の手順一つではありますが、この振る舞いであなたの方からお互いの関係性、立場を明確にすることでクライアントも安心することが出来ます。

今後の交渉も、より進めやすくなるでしょう。

メールマナーは分かりやすく、簡潔に伝えることがポイント!

続いてはメールでのマナーです。こちらは就活生の頃に学んだ方も多いかもしれません。

メールをする上で気をつけるべきポイントは2点あります。

メールで気をつけるべきポイント

  1. 一目で誰が、何の目的で送ってきたのかが分かるようにする。
  2. 返信はなるべく早く、24時間以内に必ず返す。

これらに気をつけることが出来れば、メールに関するビジネスマナーは身に着いていると言えます。

企業勤めを経験したことのある方ならば想像することが出来るでしょうが、フリーランスで活動しているあなたの何倍もの量のメールを企業の担当者は片づけなければなりません。

その為、件名である程度優先順位をつけて返信するようにしている方がほとんどですので、こちらもそれに合わせてメールの内容を作る必要があります。

この点では、対面の場合と気をつけるべきことはあまり変わらないと言えます。

つまり、相手の立場から仕事を進めやすいようにすることを意識すれば良いのです。

それこそがビジネスマナーが存在する理由でもあります。

件名には自分の名前と要件が一目で伝わるように

件名だけで要件を把握できるようにすべき理由はすでにお伝えしましたので、こちらではテンプレートとしても使えるようなメールの冒頭部分をお見せします。

メールテンプレ

件名:〇月〇日ご依頼の○○に関して:自分の名前
本文:○○株式会社 ○○部 ○○様
お世話になっております。Webデザイナー(肩書)の(名前)です。

基本的にはどのようなメールであっても冒頭部分はこちらの書き方で問題ないでしょう。

意識すべき部分は、件名に相手が分かる程度の案件に関する情報をつけることと、本文の中でもしっかりと名乗ることです。

難しいことではありませんので、必要な情報だけを入れることを意識してみてください。

レスポンスは24時間以内に

メールのレスポンスに関しては、フリーランスであれば24時間といわずなるべく早めに返した方が良いことは間違いありません。

残念なことですが、フリーランスの中では案件を受注したまま連絡の取れなくなってしまう方も少なからず存在します。

あなたのクライアントもそういったフリーランスに悩まされた経験があるかもしれません。

返信が遅くなってしまうと、それだけクライアントのフリーランスに対する不信感を募らせてしまう結果となるでしょう。

それは裏を返すと、マメに連絡を取ることが出来るフリーランスであれば、その時点である程度他のフリーランスと差別化できるということでもあります。

もちろん無理をして返す必要はありませんが、メールの返事一つで信頼を得ることもできますので可能な限り連絡は早めにとるべきです。

電話対応は対面以上に明るくすることを意識して

「3Vの法則」といったものをご存知でしょうか。

接客業ではマニュアルで習う企業もありますので、営業経験のある方ならば聞き覚えのある言葉かもしれません。

こちらは、アメリカの心理学者であるアルバート・メラビアンが1971年に行った調査で明らかになった法則です。

簡単に言ってしまうと、人は言語情報(話の内容)と非言語情報(表情や声の大きさ)の二つが矛盾したとき、非言語情報の方を信じる傾向にあるというものです。

例を出すと、電話越しに「嬉しいです」と伝えても、その声色が沈んでいれば相手は「悲しそうだ」といった感情を抱きます。

一見大したことのないように見えますが、コミュニケーションに食い違いが起きてしまうと信頼関係は生まれにくくなってしまいます。

電話越しであれば表情が見えませんから、なおさら誤解は生まれやすくなります。

コミュニケーションの目的は相互理解、その先に信頼関係があります。

電話でやり取りをする際にその相互理解を生むために、しっかりと明るい声音で伝えるべきことは伝える必要があるでしょう。

こちらはビジネスマナーとして定型化しているわけではありませんが、やはり相互のビジネスを円滑にするもの=ビジネスマナーという定義の中では欠かせない部分ですのでご紹介いたしました。

フリーランスが信頼される近道はしっかりとしたビジネスマナー

こちらで対面、メール、電話の際のビジネスマナーをご紹介いたしました。

どのような場合においても言えることは、やはり「相手の立場に立って考えることが必要」だという点です。

むしろ、それができていれば煩雑なビジネスマナーを一つ一つ覚えずともクライアントとの信頼関係を築くことは可能だと言えます。

しかし、フリーランスの立場から企業で働く人のことを考えるといってもなかなか難しいでしょう。

そこで、今回ご紹介したようなビジネスマナーが役に立ちます。

社会のなかで自然と必要とされてきたマナーを扱うことで、相手に不快感を与えたりマイナスの印象を与えるということは、まずなくなります。

フリーランスとクライアントとの信頼関係はそこから築くことが出来るでしょう。

難しいことは考えず、「ビジネスマナー」という先人の知識を、フリーランスとしての信用を高める手段に使ってみてはいかがでしょうか。

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